Какво е физически инвентар?
Физическата инвентаризация е процес за определяне, че количествата на инвентара са точни, или ако има разлики в количеството, споменато физически налично и това, споменато в системата SAP. По принцип, след като приключите с физическия инвентар, вашата система и нивата на физически запаси трябва да са еднакви.
Той е задължителен по правни причини и в повечето случаи се провежда веднъж годишно.
За да опростите процеса, проверете диаграмата по-долу, това са най-често срещаните стъпки за извършване на физическа инвентаризация (не само в SAP ERP).
Освен правните причини е изключително полезно наличието на правилните количества запаси в системата, отговарящи на физическия запас. Ръководството може да разполага с правилната информация за стойността на складовите материали. ATP за продажби е правилен. MRP се прави, като се използват правилните входни параметри (количества от материалните запаси).
Липсата на правилните нива на запасите в системата означава точно обратното. Ръководството има грешна картина относно финансовия аспект на притежаваните акции. ATP използва грешни данни (продажбите може да не са в състояние да продадат нещо физически на склад, но не съществуват в системата, или системата може да позволи продажба на нещо, което не присъства физически в склада). MRP е неточен (планирането на производството и други процеси на материално планиране може да са в голям проблем, тъй като те са длъжни да изчислят нуждите за производство / доставка въз основа на нивата на запасите и няколко други информации).
Сега виждате, че наличието на ясни и правилни нива на запаси е от огромно значение за много процеси в една компания. Сега ще видите как се прави физическа инвентаризация в модула MM.
Видове физически инвентар
Следните процедури за физическа инвентаризация могат да се използват в системата SAP:
- Периодична инвентаризация
- Непрекъснат опис
- Преброяване на цикъла
- Вземане на проби от инвентара
Периодична инвентаризация През повечето време компаниите използват този вид инвентаризация. В повечето случаи се прави веднъж годишно и този вид инвентаризация се нарича годишна физическа инвентаризация. Това означава, че материалният запас се брои веднъж годишно. Повечето пъти в края на годината или след края на сезона (в сезонните индустрии).
Непрекъснат опис Всички материали се броят в даден момент от годината, но това може да бъде по всяко време, определено за. Така че можем да преброим някои материали през февруари, други през април и т.н. Един материал може да бъде преброен на една дата. Този тип инвентар се използва главно в складове, базирани на управление на складове, но може да се направи и при управление на запасите.
Преброяване на цикъла Този тип инвентар ни позволява да зададем период за редовни интервали за физически инвентар на материално ниво. Така бързо движещият се материал и материали с висока стойност могат да се броят четири пъти годишно, докато бавно движещи се и материали с ниска стойност могат да се броят веднъж годишно. Индикаторът за това е зададен в основния материал в изгледа „Растение / Място за съхранение 1“ в полето
CC физ. Инв. Ind . Вземане на проби от инвентара Само броят на произволно избрани материали се отчита на ключовата дата на баланса и ако тези материали показват достатъчно малки разлики, другите материали също могат да се считат за правилни нива на запасите. Всъщност не се използва толкова често, тъй като по същество е приблизително, но в някои случаи може да се използва, ако материалът и структурата на склада предполагат това.
Ще разгледаме най-често срещаната опция за годишна инвентаризация в следващата тема.
Създаване на документ за физическа инвентаризация
Следващата процедура може да се използва при създаване и обработка на документа за физически инвентар.
Етап 1)
- Изпълнете транзакцията MI01 .
- Въведете датата на документа и планираната дата за броене (оставете по подразбиране за днес).
- Въведете завод / място за съхранение / специален индикатор
- Изберете дали искате Блок за осчетоводяване (ако има възможност някой да извърши осчетоводяване, докато физическият инвентар е в ход, разрешете това - материално ниво), Замразяване на инвентара на книгата (текущият баланс на инвентара ще бъде записан в документа за физически инвентар, ако тази опция е активиран) и ако искате да броите партиди с флаг за изтриване (самообяснително). Натиснете ENTER .
Стъпка 2)
- Въведете номера (ите) на материала, който искате да включите в този документ за физическа инвентаризация.
- Запазете данните за транзакцията.
Ще бъдете информирани за новосъздадения номер на документ за физическа инвентаризация.
Стъпка 3)
Незадължителна стъпка.
- Изпълнете транзакцията MI02, за да направите промени в документа (ако е необходимо).
- Щракнете двукратно върху елемента, ако искате да проверите дали броенето вече е извършено.ž
- Ако трябва да изтриете документа, можете да зададете индикатора за изтриване.
Стъпка 4)
Незадължителна стъпка.
- На нивото на артикула можете да видите, че нашият материал все още не е отчетен.
Стъпка 5)
Незадължителна стъпка.
- На ниво заглавка можете да редактирате данните, въведени по време на създаването на документа за физическа инвентаризация.
Вече сте готови със създаването (и промяната на документа за физически инвентар). Можете да покажете документа с код на транзакция MI03 .
Въвеждане на резултатите от преброяването
В следващата тема ще ви покажа как можете да въведете резултатите от преброяването в документа за физическа инвентаризация.
Процесът е доста лесен, но трябва да бъде изпълнен точно, тъй като грешката при въвеждането на преброяването води до лошо салдо по-късно. И така, има голяма нужда процесът на броене, както и процесът на въвеждане да бъдат точни.
Етап 1)
- Изпълнете кода на транзакцията MI04.
- Въведете физически номер на документ и фискална година.
- Въведете датата на броене, ако тя се различава от предложената.
- Въведете процента на отклонение. Това означава, че ако сте имали 100 броя на склад преди процеса на физическа инвентаризация и въведете 107 броя като резултат на преброяване, ще бъдете информирани с предупредително съобщение за разликата между предишното количество на склад и преброеното количество . Натиснете ENTER .
Стъпка 2)
- Въведете количеството, което се брои за този материал.
- Натиснете ENTER.
Ще бъдете информирани, че има количествена разлика от 20 бр. Ако не сте допуснали грешка при въвеждане на количеството, можете да заобиколите предупреждението, като натиснете ENTER. Ако сте допуснали грешка при въвеждане на количеството, можете да коригирате записа (124 бр. В моя случай) и да натиснете ENTER отново.
Ако получите предупредителното съобщение и смятате, че може да има грешка в процеса на преброяване, можете да преброите отново елемента и да коригирате резултатите (проверете кода на транзакцията MI05 и MI11, ако е необходимо).
След като коригирам записа си на 124 бр., Ще запазя данните за транзакцията .
Публикуване на разликите
След като евентуално сте преразгледали и пренасочили информация за количество за проблемни материали, можете да публикувате разликите, като използвате транзакцията MI07 .
Етап 1)
- Изпълнете транзакцията MI07 .
- Въведете вашата физическа инвентаризация и фискална година.
- Въведете дата на публикуване. Осчетоводяването на стоки ще се извърши според тази дата. Някои компании използват 31.12. В годишния инвентар като последния ден от фискалната година.
- Можете да използвате праговата стойност, за да въведете максимално допустимата стойност на разликите в местна валута. Ако не искате ограничение, оставете това поле празно. За да работи това, материалите трябва да поддържат стандартната или променлива цена.
- Натиснете ENTER .
Стъпка 2)
- Можете да видите разликата в количеството. Това означава, че сме открили 4 броя повече, отколкото беше посочено по-рано в системата.
- Стойността не се показва, тъй като нашият контролен / счетоводен отдел все още не е публикувал цените за този материал. Това трябва да се направи в производствена среда. Не можете да осчетоводите разлика от 4 броя със съответната стойност от 0,00 Eur.
Можем да видим, че нашето публикуване се извършва чрез създаване на получения материален документ 4900547510 .
Стъпка 3)
По желание.
Можем да проверим материалния документ в MB03 .
- В документа на материала можем да видим количество от 4 бр.
- Видът на движение, използван за получаване на стоки от осчетоводяване на разликата във физическия запас, е 701.
Това означава, че към инвентара се добавят 4 броя.
For a reference of standard movement types, used for physical inventory, see the below table.
- 701 - Goods Receipt for unrestricted stock
- 702 - Goods Issue for unrestricted stock
- 703 - Goods Receipt for quality inspection stock
- 704 - Goods Issue for quality inspection stock
- 707 - Goods Receipt for blocked stock
- 708 - Goods Issue for blocked stock
You are done with physical inventory. You can now continue with regular warehouse activities.