Управление на разходите по проекта
Управлението на разходите по проекта се определя като процес на ефективно планиране и контрол на разходите по проекта. Той определя какви разходи са необходими за всеки резултат. Цената на проекта може да бъде оценена от различни източници на процеса (Примери по-долу)
- Създаване на структура за разбивка на работата (WBS)
- Разработване на график
- Планирайте човешките ресурси
- Идентифициране на рисковете
Входните данни за управление на разходите включват,
- План за управление на проекти
- Харта на проекта
- Фактори на околната среда на предприятието
- Активи на организационния процес
Докато резултатът от това е
- План за управление на разходите.
Създаването на оценка и разходи за проекта е изключително важна част от управлението на всеки проект. При изчисляването на бюджета за проекта се вземат предвид различни неща като разходи за труд, придобиване на необходимо оборудване, материални разходи и др.
Какво е оценка на разходите по проекта?
Оценката на разходите по проекта се определя като процес на приблизително определяне на общите разходи по проекта. Точността на оценката на разходите зависи от точността и подробностите за обхвата на проекта, което е изходното ниво на обхвата. Обхватът също така ще дефинира всякакви ограничения като дата, ресурси или бюджет. Регистърът на риска ще ви помогне да изчислите прогнозните видове разходи, разходите, направени зад условното действие и разходите, направени за справяне с рисковете.
За да оцените цената на проекта, трябва да категоризирате различни видове разходи в категории като
- Разходи за труд
- Разходи за оборудване
- Разходи за доставки
- Пътни разходи
- Разходи за обучение
- Режийни разходи и др.
Техники, използвани за оценка на разходите по проекта
За официална оценка на разходите по проекта има няколко метода (техники), използвани, както следва:
- Аналогична оценка
Тази техника за оценка се основава на експертни оценки и информация, базирана на подобни предишни проекти. Там, където по-рано е направена подобна стойност на проекта, се счита за плюс или минус от 20% за съществуващ проект.
- Параметрична оценка
Минали данни или запис се използват за оценка на разходите за текущия проект.
- Оценка отдолу нагоре
След като сте определили обхвата на проекта, това е най-надеждната форма на техника. В тази техника, въз основа на WBS, вие оценявате разходите за всеки ресурс или продукти.
По същия начин има и други методи (техники), които биха могли да бъдат полезни за оценка на разходите, като оценка на PERT, анализ на офертите на доставчика и т.н.
Планиране на бюджета на проекта
Основната цел на тази дейност е да разпредели и разреши паричните ресурси, необходими за завършване на проекта. Основният резултат за определяне на бюджета включва изходно ниво на ефективност на разходите. Той не само посочва какви разходи ще бъдат направени, но и кога ще бъдат направени. Входните данни за определяне на бюджета включват
- Оценки на разходите за дейност
- Основа за оценки
- Изходно ниво на обхвата
- График на проекта
- Ресурсни календари
- Договори
- Активи на организационния процес
Резултатът от този процес е
- Базова ефективност на разходите
- Изисквания за финансиране на проекти
- Актуализации на проектни документи
Бюджетирането на проекта се извършва паралелно с процеса на планиране на проекта. Силно зависи от три компонента -
- Оценка на разходите
- Продължителност на задачите
- Разпределени ресурси
По време на бюджетирането на проекти ръководителят на проекта комуникира с различни хора, отговорни за управлението на работните усилия, както и за оценка на разходите по проекта.
Той ще използва различни перспективи на проекта като структура на разбивка на работата на проекта, разчети на разходите, исторически данни и записи, информация за ресурси и политики.
Без оценка на риска процесът на бюджетиране не е завършен. Процесът за оценка на риска отчита фактори като недостиг на време, наличност на ресурси, опит на екипа за разработка, използвана технология и др. Оценката на риска може да бъде в размер между 25 и 30 процента от общите разходи по проекта.
План за управление на качеството на проекта
Групата за управление на качеството се състои от три процеса,
- Качество на плана
Процесът за планиране на качеството включва идентифициране на това кои стандартни качества са подходящи за проекта и как да ги изпълним. Той също така включва идентифициране на показатели за качество и стандартни мерки за проектни процеси, изисквания за съответствие с нормативните изисквания, функционалност на продукта, документация и др
Входните данни на управлението на качеството на плана включват
- План за управление на проекти
- Регистър на заинтересованите страни
- Регистър на риска
- Документация за изискванията
- Фактори на околната среда на предприятието
- Активи на организационния процес
Резултатът за управлението на качеството е
- План за управление на качеството
- План за подобряване на процеса
- Качествени показатели
- Качествени контролни списъци
- Актуализации на проектни документи
- Осигуряване на качеството
Този етап включва предимно две дейности, като първо се анализира качеството на проекта и се подобрява качеството на проекта. Това е процес на одит на изискванията за качество и резултатите от измерването на контрола на качеството, за да се гарантира, че стандартът за качество се поддържа през целия процес. Входът за това ще бъде същият като резултата от управлението на качеството на плана, докато
Резултатът от този процес ще бъде
- Искане за промяна
- План за управление на проекти
- Актуализации на проектни документи
- Актуализации на активите на организационния процес
- Контрол на качеството
Това ще се проведе за контрол на качеството през целия жизнен цикъл на проекта. Той определя как стандартът за качество може да отговаря на определените стандарти за качество. Резултатът от осигуряване на качеството ще бъде вход за контрол на качеството. Докато изходът ще
- Измервания за контрол на качеството
- Проверка на промените
- Проверени резултати
- Информация за ефективността на работата
- Искане за промяна
- План за управление на проекти
- Актуализации на проектни документи
- Актуализации на активите на организационния процес
Проект за управление на човешките ресурси
Управлението на човешките ресурси включва процеса на организиране, управление и ръководене на екипа по проекта. Той се състои от хората с разпределени роли и отговорности за завършване на проекта. Управлението на човешките ресурси ще се занимава с четири процеса.
- Разработване на план за човешките ресурси : Този етап определя ролите и отговорностите на проекта, схемите за организация на проектите и плана за управление на персонала
Входът за това ще
- План за управление на проекти
- Изисквания към ресурсите за дейност
- Фактори на околната среда на предприятието
- Активи на организационния процес
Резултатът за това ще бъде
- План за управление на човешките ресурси
- Придобиване на екип по проекта :
Този етап потвърждава наличността на човешкия ресурс и получаването на екипа, необходим за завършване на дейностите по проекта. Входът за този етап ще бъде изходът от предишната стъпка. Докато резултатът от този етап ще бъде
- Назначения на персонала по проекта
- Ресурсни календари
- Актуализации на плана за управление на проекти
- Разработване на екип по проекта :
На този етап акцентът е върху подобряването на ефективността на екипа, взаимодействието между членовете на екипа и подобряването на цялостната ефективност на екипа и проекта. Входът за този етап ще бъде изходът от предишната стъпка. Докато изходът за този етап ще бъде
- Оценки на ефективността на екипа
- Актуализации на факторите за околната среда на предприятието
- Управление на екипа по проекта :
Този процес включва проследяване на изпълнението на членовете на екипа, разрешаване на проблеми, предоставяне на обратна връзка и управление на екип за оптимизиране на изпълнението на проекта. Входът за този етап ще бъде изходът от предишната стъпка. Докато изходът за този етап ще бъде
- Искане за промяна
- Актуализации на плана за управление на проекти
- Актуализации на проектни документи
- Актуализации на факторите за околната среда на предприятието
- Актуализации на активите на организационния процес
Управление на проектната комуникация
Тук проектната комуникация не означава вербално взаимодействие помежду си, а ефективно предаване на свързаната с проекта информация с екипа на проекта, заинтересованите страни, ръководителите на проекти и др. Тя трябва да разглежда рискови действия и оценки, планове на проекти, управление на срещи и действия, прегледи и разходки -чрез и др.
Този сегмент обхваща предимно пет области
- Комуникация със заинтересованите страни
Това е процесът на разработване на подход за ефективна комуникация със заинтересованите страни и разбиране на техните изисквания. Входът за това би бил
- План за управление на проекти
- Регистър на заинтересованите страни
- Фактори на околната среда на предприятието
- Активи на организационния процес
Докато изходът за това ще бъде
- План за управление на комуникацията
- Актуализации на проектни документи
- Управление на комуникациите
Това е процес на съхраняване, разпространение, събиране и извличане на информация за проекта в съответствие с комуникационен план. Входът на този етап ще бъде
- Фактори на околната среда на предприятието
- Активи на организационния процес
- Отчети за изпълнението на работата
- План за управление на комуникацията
Докато изходът би бил
- Проектни комуникации
- Актуализации на плана за управление на проекти
- Актуализации на проектни документи
- Актуализации на активите на организационния процес
- Контролни комуникации
Това е процесът на контрол и наблюдение на комуникацията през целия жизнен цикъл на проекта. Входът за този етап ще бъде
- План за управление на проекти
- Проектни комуникации
- Дневник на изданията
- Данни за изпълнение на работата
- Активи на организационния процес
Докато резултатът от този етап ще бъде
- Информация за ефективността на работата
- Заявки за промяна
- Актуализации на плана за управление на проекти
- Актуализации на проектни документи
- Актуализации на организационния процес
Обобщение
Управлението на разходите е процесът на ефективно планиране и контрол на проекта. Помага ви да записвате и проследявате разходите, направени след проекта.
За да видим, че вашият проект е завършен в даден график и бюджет, ще видим какъв рисков фактор трябва да смекчи в следващия урок.