В този урок ще създадем проста система за продажба на измислени магазини. Системата ще се използва от оперативния персонал за записване на ежедневните бизнес транзакции, а тактическият персонал ще използва системата и за наблюдение на текущите резултати на магазина.
Системата ще има възможност да експортира данни, за да превъзхожда. Excel ще се използва като инструмент за подпомагане на вземането на решения за анализ на данните. Данните в Excel могат да се комбинират и с данни от други източници.
Търговия на дребно с MIS компоненти
1. Бизнес процедури
Бизнес процедурите определят как трябва да се извършват ежедневните бизнес транзакции. Системата за продажба ще се използва за записване на дневни продажби.
Следващият списък очертава дейностите, които трябва да се извършат, когато клиентът закупи артикул
- Клиентът представя предмети, които трябва да бъдат закупени, в брой до
- Касиерът търси системата за представения артикул в системата, за да извлече цената
- Касиерът въвежда количеството на закупения артикул и системата изчислява общите разходи. Този процес се повтаря за всички закупени артикули
- Ако касиерът погрешно добави артикул или количество артикул в системата, те трябва да могат да го премахнат, ако плащането все още не е осчетоводено. Ако плащането е осчетоводено, касиерът не трябва да може да премахне нищо.
- След проверка на общата сметка на клиента, системата трябва да позволи на касиера да осчетоводи плащането на клиента и да отпечата разписка за клиента.
2. Хора
Потребителите, които ще използват системата, ще бъдат касиери, счетоводители и потребители на инвентара. Всички потребители трябва да са компютърно буквално и да бъдат обучени как да използват системата за продажба.
3. Хардуер
Системата за продажба ще бъде Microsoft Access като двигател на базата данни. Достъпът на Microsoft е самостоятелен механизъм за бази данни и като такъв системата ще работи на един компютър. Използваният компютър ще трябва да има следните спецификации.
- Минимум 1 GB RAM
- Минимум 10 GB свободно място за съхранение на локалното устройство, където ще бъде базата данни
- Компютърът трябва да работи с Windows, базиран на Windows XP и по-нови версии
- Скоростта на процесора трябва да е минимум 1GHz
4. Софтуер
Компютърът, който ще се използва със системата, трябва да има следните минимални спецификации.
- Базирана на Microsoft операционна система
- Microsoft Office Suite (по-специално Microsoft Word и Microsoft Access)
5. Данни
Ежедневните бизнес транзакции ще се съхраняват в база данни на Microsoft Access.
Речник на базата данни на точка на продажба
Речникът на базата данни описва полетата на базата данни, какво правят и типа на данните.
По-долу са описани таблиците, които ще имаме в нашата база данни. За по-голяма простота ще запазим броя на таблиците само до четири (4).
Таблица с продукти
| S / N | Име на полето | Тип данни | Описание |
|---|---|---|---|
| 1 | документ за самоличност | Числови | Запис на първичен ключ |
| 2 | Име на продукта | Струна | Име на продукта |
| 3 | Цена | Числови | Цената на продукта |
| 4 | Количество в ръка | Числови | Налично количество под ръка по всяко време |
| 5 | Recommended_supplier_id | Числови | Външен ключ, който води до таблица на доставчиците |
Таблица на клиентите
| S / N | Име на полето | Тип данни | Описание |
|---|---|---|---|
| 1 | документ за самоличност | Числови | Запис на първичен ключ |
| 2 | Потребителско име | Струна | Име на клиента |
| 3 | Общо_покупки | Числови | Натрупана стойност на общите продажби на конкретния клиент |
Таблица на доставчиците
| S / N | Име на полето | Тип данни | Описание |
|---|---|---|---|
| 1 | документ за самоличност | Числови | Запис на първичен ключ |
| 2 | Име на доставчик | Струна | Име на клиента |
| 3 | Номер_за контакт | Числови | Номер за връзка с доставчика |
| 4 | Имейл адрес | Струна | Имейл адрес за доставчика |
Таблица за продажби
| S / N | Име на полето | Тип данни | Описание |
|---|---|---|---|
| 1 | документ за самоличност | Числови | Запис на първичен ключ |
| 2 | Клиентски номер | Числови | Уникален идентификатор на клиента |
| 3 | Дата на транзакция | Дата | Датата, на която е записана транзакцията |
| 4 | Платено количество | Числови | Обща сума на покупката |
| 5 | Платен | Булево | Булево поле, което показва дали клиент е платил или не |
Таблица с подробности за продажбите
| S / N | Име на полето | Тип данни | Описание |
|---|---|---|---|
| 1 | документ за самоличност | Числови | Запис на първичен ключ |
| 2 | sales_id | Числови | Уникален идентификатор на клиента |
| 3 | Идентификация на продукта | Дата | Датата, на която е записана транзакцията |
| 4 | количество | Числови | Обща сума на покупката |
| 5 | Платен | Булево | Булево поле, което показва дали клиент е платил или не |
Диаграма на връзката на обект на база данни на точка на продажба
Диаграмата на връзката на обекта показва връзката между таблици в базата данни. Следващата таблица описва връзките между таблиците на базата данни
| S / N | Връзка | Основна | Външен ключ | Връзка характер |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Продукти за продажби | Id в продуктите | Product_id в продажбите | 1 към много |
| 2 | Продажби на клиенти | Id в клиентите | Customer_id в продажбите | Много на много |
| 3 | Продукти към доставчици | Id в доставчиците | Recommended_supplier_id в продуктите | Много към 1 |
Следващото изображение показва връзките между таблиците в нашата база данни.
Как се обработва транзакция в системата
- Системата извлича всички клиентски записи от таблицата на клиентите и попълва падащото меню
- Касиерът кликва върху нов бутон за транзакция. Това създава нов запис в таблицата за продажби и генерира идентификатор на транзакция.
- Системата извлича всички продукти от таблицата с продукти и попълва падащото меню
- Касиерът избира продукт от падащия списък. Системата запазва идентификатора на продукта и цената за текущия артикул.
- Касиерът въвежда закупеното количество. Системата изчислява междинната сума въз основа на съхранената цена и въведеното количество. Този процес се повтаря, докато всички продукти не бъдат публикувани в системата.
- Касиерът въвежда сумата, която клиентът е платил. Системата изчислява промяната, ако клиентът плати повече от цената.
- Касиерът кликва върху бутона за последващо плащане. Системата актуализира;
- количество продукти под ръка в таблицата с продукти
- актуализира полето за платена сума и маркира транзакцията като платена в таблицата за продажби
- актуализира общото поле за покупки в таблицата на клиентите
Снимки на графичен потребителски интерфейс на мястото на продажба
Основен прозорец на системата - това е входната точка в системата. Позволява на потребителите да въвеждат данни, обработват транзакции, отпечатват отчети и експортират данни за продажби в Excel за по-нататъшен анализ.
Тук демонстрирахме различен прозорец за въвеждане на данни, използван по време на POS, за да дадем преглед на полето, което се попълва при извършване на транзакцията.
Прозорец за точка на продажба, използван от касиерите в касата
Потребителският интерфейс е проектиран по такъв начин, че да води касиера през стъпките, включени в публикуването на успешна транзакция за покупка.
Прозорец за въвеждане на клиентски данни
Прозорец за въвеждане на данни за продукти
Обобщение
Този урок ви показва практическите стъпки, свързани с разработването на информационна система и обяснява прототипа на POS (точка на продажба) система. Системата е разработена с помощта на Visual Basic for Applications (VBA) в Microsoft Access.
- Следващия