В този урок ще разгледаме следните теми.
- Потвърждаване на данни
- Филтри за данни
- Групиране и разгрупиране
- Добавяне на изображения в електронни таблици
Потвърждаване на данни
Проверката на данните е много важна в смисъл, че ни помага да избегнем грешки, които могат да бъдат избегнати . Да приемем, че записвате оценки на студентски изпит и знаете, че минималното е 0, а максималното е 100. Можете да се възползвате от функциите за проверка, за да сте сигурни, че са въведени само стойности между 0 и 100.
Добавете нов лист във вашата работна книга, като кликнете върху бутона плюс в долната част на работния лист.
Добавете колона за S / N, име и резултат. Вашият лист трябва да изглежда по следния начин
| S / N | Име | Резултат |
| 1 | Джейн | |
| 2 | Джеймс | |
| 3 | Джоунс | |
| 4 | Джонатан | |
| 5 | Джон |
- Щракнете върху раздела ДАННИ
- Изберете клетките C2 до C6 (Клетките, които ще се използват за записване на резултатите)
- Кликнете върху падащия списък за проверка на данните.
- Кликнете върху Проверка на данните.
- Ще получите следния диалогов прозорец
- Щракнете върху раздела за предупреждение за грешка
- Въведете заглавието и съобщението на предупреждението, както е показано на диаграмата по-долу.
- Щракнете върху бутона OK
- Опитайте се да въведете резултат по-голям от 200. Ще получите следното съобщение за грешка
Филтри за данни
Филтрите за данни ни позволяват да получим данни, които отговарят на желаните от нас критерии. Да предположим, че искаме да покажем резултатите на всички ученици, чиито имена започват с „ja“ или да получим резултати, които са по-малки, по-големи или равни на определена стойност, можем да използваме филтри, за да получим такива данни.
Изберете колоните с име и резултати, както е показано по-долу
- Щракнете върху раздела ДАННИ на лентата
- Кликнете върху падащия списък Сортиране и филтриране, както е показано на изображението по-долу
- Кликнете върху филтъра за имена
- Изберете текстови филтри
- Изборът започва с
- Ще получите следния прозорец.
- Въведете "ja" и кликнете върху бутона "OK"
- Трябва да можете да видите само резултатите за Джейн и Джеймс.
Групиране и разгрупиране
Групите ни позволяват да виждаме лесно и да скриваме ненужните подробности от колони или редове. В допълнение към това можем да използваме групи за анализ на данни, които принадлежат към обща категория. Нека илюстрираме това с пример. Ще използваме горния пример за студентски резултати.
- Щракнете с десния бутон върху резултата и изберете колона за вмъкване. Назовете пола на колоната с име.
- Сменете Джеймс с Хуанита. Сложете жена за Джанет и Хуанита. Сложете мъж за останалите ученици. Листът трябва да изглежда както следва.
Сега ще групираме женските заедно и ще покажем техния среден резултат и ще направим същото за мъжете.
- Щракнете върху раздела ДАННИ на лентата
- Изберете всички колони и редове с данни
- Кликнете върху падащия бутон Група, както е показано на изображението по-долу
Ще получите следния прозорец
- Уверете се, че са избрани опции за редове
- Щракнете върху бутона OK
- Ще получите следния преглед
- Сега ще изчислим средните резултати за жени и мъже
- Изберете всички данни, както е показано по-долу
Щракнете върху падащия бутон Междинна сума под раздела ДАННИ
Ще получите следния прозорец
- Задайте „При всяка промяна“ в пол
- Задайте „Use function“ на средно ниво
- Изберете "Добавяне на междинна сума" към резултата
- Щракнете върху бутона "OK"
Изтеглете горния код на Excel
Добавяне на изображения в електронни таблици
Понякога бихте искали да маркирате документите, отпечатани в Excel, с информация за бланки и да печатате с фирменото лого и др. Excel има функции, които ви позволяват да импортирате изображения в Excel. Командата за добавяне на изображения се намира под раздела INSERT на лентата.
Ще получите следния диалогов прозорец
- Можете да прегледате всяка папка на вашия компютър, която има снимки, и можете да изберете всяка снимка по ваш избор.
- Ще получите резултати, подобни на показаните по-долу
Учебно упражнение 4
Използвайте командата INSERT раздела за снимки, за да добавите избрана от вас снимка към работния лист.
Обобщение
В тази статия научихме как да изпълняваме основни аритметични операции с помощта на Excel, да форматираме данните и да прилагаме правила за валидиране, да филтрираме данните и как да се възползваме от групите за допълнителен анализ на данните и подобряване на представянето.