Управление на обхвата на проекта: Урок за PMP

Процесите за управление на обхвата определят каква работа трябва да се извърши и гарантира, че проектът включва само тази работа за завършване на проекта.

Защо мениджърите се нуждаят от управление на обхвата на проекта

Без да се определи обхватът на проекта, времето или разходите, които ще поеме проектът, не могат да бъдат оценени
Управлението на обхвата изгражда контролни процеси за адресиране на елементи, които могат да променят проекта по време на жизнения цикъл на проекта
Помага да се избегнат предизвикателствата, които даден проект може да срещне при всеки нарастващ обхват и непокорен списък с изисквания.

Този етап включва както

Управление на обхвата на проекта
Управление на обхвата на продукта

Процесът на управление на обхвата на проекта включва следните дейности.

Процес	Проектна група	Ключови резултати
Управление на обхвата на плана	Планиране
Съберете изисквания	Планиране	Необходим документ
Определете обхвата	Планиране	Декларация за обхвата на проекта
Създайте WBS	Планиране	WBS директория, WBS
Проверка на обхвата	Мониторинг и контрол	Приемни резултати
Контролен обхват	Мониторинг и контрол	Искане за промяна

Ще видим целия процес стъпка по стъпка по-долу: -

Управление на обхвата на плана

Планът за управление на обхвата ще определи как обхватът ще бъде дефиниран, валидиран и контролиран.

Първични входове	Инструменти и техники	Основни изходи
Предварително изявление за обхвата на проекта
Харта на проекта	Срещи	Планове за управление на изискванията
План за управление на проекти	Експертна оценка	Планове за управление на обхвата
Фактори на околната среда на предприятието
Активи на организационния процес

Съберете изисквания

По време на този процес мениджърите използват различни техники и инструменти за събиране на изискванията на проекта от заинтересованите страни. Този етап е много важен и ако се направи точно, шансът за грешка по време на проекта ще бъде минимален.

Първични входове	Инструменти и техники	Основни изходи
Харта на проекта	Интервюта	Документация за изискванията
Регистър на заинтересованите страни	Фокус групи	План за управление на изискванията
	Техники за групово творчество	Матрица за проследяване на изискванията
	Улеснени работилници
	анкети и въпросници
	Прототипи
	Наблюдения
	Групови техники за вземане на решения

Процес на определяне на обхвата

Този процес ясно показва как проектът трябва да се развива и какво не може да направи. По време на този процес се гарантира, че проектът остава на път чрез преглед на подкрепящите документи. След това в получения обхват ще бъдат посочени изискванията и очакванията на заинтересованите страни.

Първични входове	Инструменти и техники	Основни изходи
Харта на проекта	Експертно решение	Декларация за обхвата на проекта
Документация за изискванията	Анализ на продукта	Актуализации на проектни документи
Активи на организационния процес	Алтернативна идентификация
	Улеснени работилници

Създаване на WBS (структура на разбивка на работата)

WBS дава възможност на ръководителя на проекта и неговия екип да разбият резултатите от проекта на високо ниво на по-малки, управляеми единици работа, наречени работни пакети.

Първични входове	Инструменти и техники	Основни изходи
Декларация за обхвата на проекта	Разлагане	WBS
Документация за изискванията		WBS речник
Активи на организационния процес		Изходно ниво на обхвата
		Актуализации на проектни документи

Проверка на обхвата

Процесът на валидиране на обхвата включва приемане от клиентите. Това е, когато клиентът официално приема всички резултати от проекта. В края на всяка фаза се случва този процес. По време на този процес клиентът дава своите отзиви за извършената работа.

Първични входове	Инструменти и техники	Основни изходи
Изявление за обхвата на проекта	Инспекция	Документи за приемане
План за управление на проекти		Искане за промяна
Матрица за проследяване на изискванията		Актуализации на проектни документи
Утвърдени резултати

Контрол на обхвата

Този процес или фаза включва мониторинг на състоянието на проекта и управление на промените в обхвата. Отделно от това, той включва също оценка на допълнителните изисквания от страна на клиента или пропускане на проактивно обхвата на проекта.

Първични входове	Инструменти и техники	Основни изходи
План за управление на проекти	Дисперсионен анализ	Измервания на производителността на работата
Документация за изискванията		Заявки за промяна
Матрица за проследяване на изискванията
Активи на организационния процес
Информация за ефективността на работата		Актуализации на проектни документи

Ключови моменти, които трябва да запомните за обхвата

За да се избегне превишаване на разходите и пропускания по график, обхватът трябва да бъде пълен и точен.
Обхватът трябва да бъде ясно дефиниран, за да се избегне ненужна работа и объркване
Документът за обхвата трябва да се споделя с всички заинтересовани страни, за да се избегнат грешки в дизайна и изискванията
Добрата практика за управление на обхвата е, че документът за обхвата трябва да остане непроменен по време на проекта

Резюме :

Управлението на обхвата се използва за определяне как ще се управляват останалите процеси на планиране на обхвата.

Ключовият аспект на този етап