Ще има моменти, когато ще се изисква да анализирате големи количества данни и да създавате лесни за четене и разбиране отчети. Осевите таблици ни позволяват да анализираме такива данни и да изготвяме отчети, които отговарят на нашите изисквания за бизнес отчетност.
В този урок ще разгледаме следните теми;
- Какво е обобщена таблица?
- Урок стъпка по стъпка за създаване на обобщени таблици
- Двумерни обобщени таблици
- Визуализиране на данните на обобщената таблица с помощта на диаграми
Какво е обобщена таблица?
Обобщена таблица е обобщение на голям набор от данни, който обикновено включва общите цифри, средни, минимални, максимални и т.н. средните продажби по региони, максималната и минималната продажба по региони и др. Осевите таблици ни позволяват да анализираме, обобщаваме и показваме само съответните данни в нашите отчети.
Урок стъпка по стъпка за създаване на обобщени таблици
Изображението по-долу показва примерни данни за продажби, събрани от базата данни за достъп на Северния вятър.
Можете да изтеглите примерните данни на Excel тук.
Изтеглете горния файл с данни на Excel
Както можете да видите от горното изображение, нашата електронна таблица съдържа много данни. Да предположим, че искаме да създадем обобщение на клиентите, да групираме всички техни поръчки по продукти и да покажем количествата, единичната цена и междинните суми за всички транзакции.
- Отворете файла на Excel, който сте изтеглили
- Кликнете върху раздела INSERT на лентата
- Ще получите следния прозорец
- Щракнете върху бутона за избор на таблица / диапазон, както е показано на изображението по-горе
- Ще получите следния мини прозорец
- Щракнете върху адрес на клетка A1
- Натиснете Ctrl + A на клавиатурата, за да изберете всички клетки с данни
- Вашият мини прозорец, показан сега, се появява, както следва
- Щракнете върху бутона Затвори, за да се върнете към прозореца с опции
- Щракнете върху бутона OK
- Изберете следните полета
- Име на фирмата
- Име на продукта
- Единична цена
- Количество
- Междинна сума
- Сега вашият работен лист трябва да изглежда по следния начин
- Обърнете внимание, че горните данни са групирани по име на фирмата клиент, наименование на продукта, единична цена, сбор от количества и сумата от междинните суми.
- Забележете падащия бутон до Етикети на редове. Този бутон ни позволява да сортираме / филтрираме данните си. Да предположим, че се интересуваме само от Alfreds Futterkiste
- Кликнете върху падащия списък Етикети на редове, както е показано по-долу
- Премахнете отметката от (Избор на всички)
- Изберете Alfreds Futterkiste
- Щракнете върху бутона OK
- Ще получите следните данни
Двумерни обобщени таблици
Двуизмерната обобщена таблица е таблица, която има полета както на редове, така и на колони. Да предположим, че искаме да посочим имената на служителите като редове и да използваме колони, за да представим имената на клиентите и да попълним клетките с общите продажби.
- Активирайте информационния лист за продажбите
- Щракнете върху раздела INSERT
- Кликнете върху бутона Pivot Chart & Table
- Изберете всички данни. Excel сега трябва да запомни предишния диапазон, така че просто трябва да кликнете върху бутона OK
- Ще се създаде нов лист с инструментите за обобщена таблица
- Изберете полетата, както е показано на изображението по-долу
Вашата обобщена таблица ще изглежда по следния начин
Визуализиране на данните на обобщената таблица с помощта на диаграми
С Excel 2013 не е необходимо ръчно да създавате диаграмите. Excel ще създаде диаграмите вместо вас, докато създавате своите обобщени таблици, променяте обобщените функции, прилагате филтри и т.н.
Графиката по-долу е създадена автоматично за нас от простото упражнение с въртяща диаграма, което филтрира данни само за Alfreds Futterkiste.
Обобщение
Осевите таблици и диаграми ни дават възможност да обобщим и анализираме големи масиви от данни. Можем да използваме обобщени функции като SUM, MINIMUM, MAXIMUM, AVERAGE и т.н.