Закупуването е компонент на модула SAP MM и неговият процес може да бъде приблизително изобразен на диаграмата по-долу.
MRP (планиране на материални ресурси) създава предложение за поръчка и по-късно се преобразува в заявка за покупка. Следващата стъпка е присвояване на източник на заявка за закупуване и освобождаване на заявка за покупка. PR се преобразува в Поръчка за покупка и след получаване на стоки може да се направи фактура за завършване на процеса на покупка. Допълнително плащането се обработва (във модул FI).
Доставката не трябва да започва от MRP, тя може да бъде инициирана чрез планиране въз основа на потреблението или чрез директно създаване на PR или PO.
MRP е системна функция за определяне на изискванията към материала както на ниво материал, така и на ниво BoM. BoM (Bill of Materials) е списък на компонентите и подкомпонентите, от които се състои един материал.
Един от основните документи в Покупката в SAP е заявка за покупка.
Заявка за покупка
Заявките за покупка могат да се създават автоматично от системата или ръчно. Те могат да бъдат преобразувани в поръчки за покупка, но само след освобождаване (одобрение на заявката за покупка).
Ще разгледаме няколко теми в този урок, които могат да помогнат за разбирането и създаването на заявката за покупка.
Числовите диапазони в заявките за покупка се изискват точно както в други документи, с цел присвояване на номера на документа на новосъздадени документи.
По-късно тези числови диапазони се присвояват на различни типове документи, които можем да дефинираме за използване при обработката на заявки за покупка.
Ние също така ще покрием номера за проследяване на изискванията, който всъщност е комбиниран номер / буква, който може да бъде уникално присвоен на множество документи, за да се проследят определени важни изисквания.
Ще разберете как работи определянето на източника и защо е полезно, както и как този източник може да бъде присвоен на нашия документ за покупка.
Накрая ще разберете как да обработите заявката за покупка, от нейното създаване до конвертирането й в поръчка за покупка.
Брой диапазони за заявка за покупка
Присвояване на числови диапазони за заявки за покупки по тип документ. Няколко различни диапазона от номера могат да бъдат създадени и след това да бъдат присвоени на определен тип заявка за покупка.
Това се прави при персонализиране. Типовете документи за заявка могат да имат присвоени два числови диапазона. За всеки тип документ се присвояват по един вътрешен и външен диапазон. Вътрешните бройни диапазони се увеличават автоматично от системата, а външните се присвояват ръчно.
Екранът по-долу представлява списък с брой диапазони за заявка за покупка.
От число е първото число в диапазона, До номер е последният наличен номер, а текущият номер е последният присвоен номер на документ.
Освен това има отметка, указваща дали това е външен диапазон от номера.
Например, вътрешен номер може да бъде дефиниран като диапазон от 20000000 до 30000000, в този случай документите от типа документ, на който е зададен този интервал, ще бъдат номерирани, започвайки от 20000001 и ще бъдат увеличени с 1 за всеки нов създаден документ. Последният наличен номер за този интервал ще бъде 30000000 и ако вашите документи попълват целия диапазон от номера, той трябва да бъде удължен. Рядко ще се случи, тъй като това би означавало, че ще имате 10 милиона документи за заявка за покупка.
Определение на типа документ
Определението на типа документ е действие за дефиниране на различни типове документи за заявка за покупка. Полезно е при групиране на заявки за покупка и уточняване на използването му по-подробно. Например можем да имаме стандартни PR, подизпълнение и прехвърляне на акции. Всеки тип документ отговаря на специални нужди и е конфигуриран да се използва по този начин.
В дефиницията на типа документ можете да дефинирате редица опции. Бройни интервали (вътрешни и външни), интервал на елемент, клавиш за избор на поле, контролен индикатор, индикатор за цялостно освобождаване (определя дали всички елементи в PR се освобождават едновременно или поотделно).
Стандартният тип документ за заявка за покупка в SAP е дефиниран във всички инсталации като NB.
Номер за проследяване на изискванията
Този номер се използва за проследяване на специфични изисквания. Той може да бъде въведен по време на създаването на заявка за покупка и се копира в документа за поръчка за покупка. Той се поддържа на ниво елемент и елементи могат да бъдат избрани от този номер в няколко отчета като MELB .
- Изпълнете MELB транзакция.
- Щракнете върху бутона Избор .
Когато щракнете върху Продължи , ще се върнете към началния екран за избор ... Имате и разнообразие от опции за избор и трябва да изберете най-подходящите опции, за да стесните търсенето.
- Въведете номера за проследяване на изискванията.
- Изпълни.
Ще ви бъде представен списък с документи, съдържащи номера за проследяване.
Определяне на източника
Определянето на източника помага да се намери най-подходящият източник за дадено изискване, например, той може да предложи кое контурно споразумение, кой вътрешен източник на поръчка (завод) или кой доставчик може да се използва за поръчка на конкретни материали в даден момент.
Определянето на източника приема различни данни като параметри за действителния процес на определяне. Те включват споразумение за план, информация за покупка, завод в нашата компания, споразумение за квоти, списък с източници.
Всичко това се взема предвид, докато се определя най-добрият възможен източник за дадено изискване.
Първата проверка се извършва чрез квотно споразумение, където системата определя дали има подходящ източник със съответното квотно споразумение за материала и ако се намери подходящ източник, той се избира и се прекъсва допълнителното търсене на източника.
Ако не, системата взема предвид списъка с източници и търси валидни източници там. Списъкът с източници се състои от фиксирани и блокирани записи. Фиксираните записи са за фиксирани доставчици за конкретен материал, валиден за определен период. Блокираните записи не могат да се използват като източник, докато са в този статус.
Накрая системата търси общото споразумение и информационен запис за достоверни източници и им възлага заявката. Видяхте в предишния урок какво представлява информацията за покупка, а контурното споразумение е споразумение за график или договор, който също се използва в процеса на определяне на източника като входна информация.
За да използвате определянето на източника, трябва да поставите отметка в квадратчето Определяне на източника на началния екран на заявката за закупуване.
Присвояване на източника
Системата може да изпълнява присвояване на източник на фон или преден план.
Ако търсенето се извършва в режим на преден план и се намери повече от един валиден източник, се появява списък за избор, от който потребителят трябва да избере подходящия източник. Ако бъде намерен само един подходящ източник, той се присвоява автоматично.
Ако търсенето се извършва във фонов режим, трябва да се определи един източник и за да се постигне това, че системата ще изпълнява различни функции в търсенето.
Например контурните споразумения имат приоритет пред източника на информация за покупката и в случай на конфликт е избран източник на контурно споразумение.
Ако в контурните споразумения бъде намерен повече от един валиден източник, уникален валиден източник ще бъде този за обикновения доставчик и ако нито един от записите не е за обикновен доставчик, източникът ще трябва да се определя ръчно.
Можете да видите как системата предлага два източника, от които трябва ръчно да изберем по-добрия.
