Налични са различни стандартни типове кореспонденция, като отпечатване на фактура, извлечение по акаунт и т.н.
Кореспонденциите могат да бъдат създадени по време на конкретна обработка на бизнес транзакция или на по-късен етап за вече създадени осчетоводявания на транзакции.
Кореспонденцията може да бъде изпратена до клиент / продавач в различни формати като имейл и факс. Кореспонденцията е основно писма и т.н., която се изпраща от SAP до доставчик / клиент и т.н.
Кореспонденцията може да се създаде индивидуално или колективно, ad hoc или чрез автоматизирана партидна работа.
В този урок ще научите -
- Видове кореспонденция
- Конфигурации за кореспонденция
- Кореспонденция
- Кореспондентски печат
- Кореспонденция чрез имейл
Видове кореспонденция
Следва примерен списък на различни стандартни типове кореспонденция, които могат да бъдат копирани, за да се създаде конкретна персонализирана форма, програма и т.н.
| Тип кореспонденция | Описание на кореспонденцията | Програма за печат | Необходими данни | Примерен стандартен формуляр за SAP скрипт |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Известия за плащане | RFKORD00 | Номер на документ | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Извлечения по сметки | RFKORD10 | Номер и дата на сметката | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Извлечения за менителнични такси | RFKORD 20 | Номер на документ | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Вътрешни документи | RFKORD30 | Номер на документ | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Отделни писма | RFKORD40 | Номер на сметка | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Извлечения от документи | RFKORD50 | Номер на документ | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Изявления на клиенти | RFKORD11 | Номер и дата на клиента | F140_CUS_STAT_01 |
Конфигурации за кореспонденция
Конфигурирането на кореспонденция в SAP може да се извърши в следните стъпки по-долу
Стъпка 1) Определете типа кореспонденция
Път: - SPRO> Финансово счетоводство (ново)> Вземания и задължения> Сметки на клиенти> Договорени покупки> Кореспонденция> Направете и проверете настройките за кореспонденция> Определете типовете кореспонденция
Код на транзакцията: - OB77
Тук са налични различни стандартни типове кореспонденция на SAP. Можете също така да създадете свои персонализирани типове кореспонденция. Можете да посочите кои данни са необходими за генериране на кореспонденция, например за извлечение по акаунт можете да посочите, че клиентът / доставчикът е необходим за извлечението. Също така можете да посочите параметрите на датата и текста, който да се показва за избор на дата.
Стъпка 2) Присвояване на програма за тип кореспонденция
Път: -SPRO> Финансово счетоводство (ново)> Вземания и задължения> Сметки на клиенти> Договорени покупки> Кореспонденция> Направете и проверете настройките за кореспонденция> Присвояване на програми за типове кореспонденция
Код на транзакцията: - OB78
Тук трябва да свържете програмата за генериране на кореспонденция с типа кореспонденция. Можете също така да посочите различни програми за различни фирмени кодове. (Също така тук можете да посочите вариант по подразбиране за изпълнение на програмата. Можете да създадете такъв вариант от транзакция SE38 / SA38 за програмата.)
Можете също така да създадете своя собствена персонализирана програма като копие на стандартната програма и можете да направите подходящи промени, за да отговорите на всяка конкретна потребност на вашия клиент.
Стъпка 3) Определете функциите за повикване за тип кореспонденция
Път: -SPRO> Финансово счетоводство (ново)> Вземания и задължения> Сметки на клиенти> Договорени покупки> Кореспонденция> Извършване и проверка на настройки за кореспонденция> Определяне на функциите за повикване
Код на транзакцията: - OB79
Тук трябва да посочите, в кой момент от времето можете да генерирате конкретния тип кореспонденция. Можете също така да посочите различна настройка за различни фирмени кодове. Различните налични опции са: -
- По време на въвеждането на документа (напр. FB50, FB60 и т.н.)
- По време на осчетоводяване на плащанията (напр. F-28, F-26 и т.н.)
- По време на показване или промяна на документа (напр. FB02, FB03 и т.н.)
- По време на показване на акаунта (например FBL1N, FBL5N и т.н.)
Стъпка 4) Задайте формуляр за кореспонденция на програма за печат за кореспонденция
Път: -SPRO> Финансово счетоводство (ново)> Вземания и задължения> Сметки на клиенти> Кореспонденция на договорени покупки> Направете и проверете настройките за кореспонденция> Определете имена на формуляри за печат на кореспонденция
Код на транзакцията: - OB96
Тук трябва да посочите кои дефиниции на формуляри ще се използват от програмата за печат на кореспонденция. Можете също така да посочите различна настройка за различни фирмени кодове. (Формата на SAP Script се дефинира с помощта на транзакцията SE71 , където различните данни са подредени в изходния формат, за да бъдат обработени. Тази форма на SAP Script определя оформлението в изхода.)
Можете също да използвате двуцифрени идентификатори на формуляри, чрез които можете да извикате различни формуляри за различни идентификатори на формуляри в един и същ фирмен код.
Този идентификатор на формуляра може да бъде даден в екрана за избор на програмата за печат, генерираща кореспонденция. Можете да изберете само един идентификатор на формуляр едновременно за тип кореспонденция. Можете да създадете множество типове кореспонденция, задействайки различни идентификатори на формуляри.
Стъпка 5) Определете подробности за подателя за кореспонденция
Път: -SPRO> Финансово счетоводство (ново)> Вземания и задължения> Сметки на клиенти> Договорени покупки> Кореспонденция> Направете и проверете настройките за кореспонденция> Определете данните за подателя за формуляр за кореспонденция
Код на транзакцията: - OBB1
Тук можете да свържете подробностите за горен колонтитул, подпис и подател. Този текст се дефинира с помощта на транзакцията SO10 с текстов идентификатор, както е свързан по-горе (напр. ADRS). Можете също така да посочите различна настройка за различни фирмени кодове. (Също така може да се дефинира вариант на двуцифрен подател, който можете да придадете на параметрите за избор на програмата за печат. Това ще позволи различни данни за подателя в рамките на един и същ фирмен код.)
Стъпка 6) Определете вариантите за сортиране за кореспонденция
Път: -SPRO> Финансово счетоводство (ново)> Вземания и задължения> Сметки на клиенти> Договорени покупки> Кореспонденция> Направете и проверете настройките за кореспонденция> Определете варианти за сортиране за кореспонденция
Код на транзакцията: - O7S4
Тук можете да посочите в какъв ред ще се генерират писмата за кореспонденция. Например, ако генерирате извлечение по акаунт за множество доставчици, тогава доставчиците ще бъдат сортирани в този ред и след това писмото ще бъде генерирано. Този вариант на сортиране може да бъде даден в екрана за избор на програмата за печат, генерираща кореспонденция.
Стъпка 7) Определете варианти за сортиране за договорени покупки в кореспонденция
Път: -SPRO> Финансово счетоводство (ново)> Вземания и задължения> Сметки на клиенти> Договорени покупки> Кореспонденция> Извършване и проверка на настройки за кореспонденция> Определяне на варианти за сортиране за договорени покупки
Код на транзакцията: - O7S6
Тук можете да посочите в какъв ред различните договорени покупки ще се показват в писма за кореспонденция. Например, ако извлечението за сметка на доставчик има множество фактури, фактурите ще бъдат сортирани в този ред и след това писмото ще бъде генерирано.
Този вариант на сортиране може да бъде даден в екрана за избор на програмата за печат, генерираща кореспонденция.
Кореспонденция
Както беше показано по-рано, докато конфигурирате точката за повикване, кореспонденцията може да се генерира в по-ниска точка от времената: -
- По време на въвеждането на документа (напр. FB50, FB60 и т.н.)
- По време на осчетоводяване на плащанията (напр. F-28, F-26 и т.н.)
- По време на показване или промяна на документа (напр. FB02, FB03 и т.н.)
- По време на показване на акаунта (например FBL1N, FBL5N и т.н.)
Кореспонденцията може да бъде генерирана за определен документ или за сметка на доставчик (и) / клиент (и). Следващите слайдове ще обяснят генерирането на кореспонденция по различни начини и нейното отпечатване.
Генериране на кореспонденция (Метод А): -
Кореспонденцията може да се генерира, докато създавате, променяте или показвате документа.
За това отидете на Околна среда> Кореспонденция и изберете подходящ тип кореспонденция, например вижте екрана по-долу в създаването на фактура за клиенти на FB70 : -
По същия начин можете да създадете кореспонденция от показване / промяна на документ от транзакцията, като във FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N и т.н.
Генериране на кореспонденция (метод Б)
За съществуващите счетоводни документи можете да използвате транзакционен код FB12 .
След това въведете фирмения код, той ще поиска типа кореспонденция. Изберете Тип кореспонденция и той ще ви помоли да въведете номер на документ / номер на акаунт. и т.н. въз основа на настройката за тип кореспонденция. След това се изисква кореспонденция.
Генериране на кореспонденция (Метод С)
От транзакция F.27 можете да генерирате кореспонденцията (извлечение по сметката) за доставчик (и) / клиент (и).
Тук „Индикатор в основния запис“, дадената стойност трябва да съвпада със стойността, посочена в основните данни на клиент / доставчик> Фирмен код> Кореспонденция.
Ако поставите отметка в квадратчето „Индивидуална заявка“, тогава ако един и същ доставчик / клиент има договорени покупки в множество фирмени кодове, тогава за всеки фирмен код ще се генерира отделен отчет.
Кореспондентски печат
Кореспондентски печат (Метод А): -
Използвайте транзакционен код F.61, за да отпечатате съответния тип кореспонденция, който вече е генериран. При изпълнение, той просто ще отпечата кореспонденцията (ако е конфигуриран имейл / факс и т.н., тогава изходът ще бъде генериран в този формат)
Кореспондентски печат (метод Б): -
От транзакция F.64 можете да видите генерираното писмо за кореспонденция (Spool) и да го отпечатате. (Разликата от F.61 е, че във F.64 можете да правите и други операции (като изтриване, визуализация на печат и т.н.) за вече генерирана заявка за кореспонденция.)
Генерираната макара може да се види и отпечата от транзакция SP02 или Система> Собствена заявка за макара.
Кореспонденция чрез имейл
Поддържайте имейл адреса в настройката в главен клиент / доставчик> Общи данни> Раздел Адрес> Комуникация и изберете метода на комуникация като имейл.
Също така поддържайте имейл адреса в главен клиент / доставчик> Данни за фирмен код> Раздел Кореспонденция.
Тогава кореспонденцията за този клиент / доставчик ще се генерира в имейл формат вместо изход за печат (като се вземе предвид настройката за изход на потребителя, направена за определяне на метода за комуникация в изхода на потребителя, даден в следващия слайд.)
(Забележка: По същия начин можете да направите настройка за извеждане на факс, като изберете стандартната комуникация като ФАКС и поддържате номер на факс.)
Тази статия е предоставена от Маниша Сингх